Sanal toplantılar, yakın zamana kadar ancak global organizasyonlarda çalışan kişilerin kullandığı bir iletişim aracı iken artık “yeni normal” kavramına iyice yerleşen bir eyleme dönüştü ve ekip iletişimimizin temeli haline geldi. Peki sanal toplantılarınız ne kadar verimli geçiyor? Bunları geliştirmek için neler yapabilirsiniz? Bu konuda derlediğimiz 7 maddeye göz atın:

Toplantının “dinamik” geçmesini sağlayın:
Herkese söz hakkı verilen, katılımcıların kendilerini ifade etmelerine yeterince olanak verildiği, farklı fikirlerin ortaya atıldığı bir toplantı herkese kendisini iyi hissettirir.

Ekibin “tüm” üyelerinin katılımını sağlayın:
Ekip üyelerinin tamamının toplantıya çağrılması, kimsenin geride bırakılmaması “birlik” duygusunu pekiştirir. Ayrıca toplantı gündemine geçmeden önce “check in/ nabız yoklaması” yapmanızı ve herkesin nasıl hissettiği konusunda birbirleri ile paylaşım yapmasına olanak sağlamanız da çok önemlidir. Böylece fiziksel uzaklık engelini bir nebze de olsa kırmış, ekip üyelerinizin birbirleri ile bağ kurmaları ve güven oluşumu için zemin hazırlamış olursunuz.

Katılımcıların birbirlerini “görebilmesini” sağlayın
:
Herkesin birbirinin yüzünü görebilmesi, videonun toplantı süresince açık olması, katılımcıların birbirleri ile sanal da olsa bir göz kontağı kurmasına, jest ve mimiklerinden birbirlerinin ruh halini anlamasına, iletişimin “etkin dinleme/söylenmeyeni de anlamaya çalışma” prensibinin işlemesine yardımcı olur. Aksi takdirde, yüzünü görmediğiniz bir katılımcının toplantı dışında başka aktivitelerle meşgul olduğu konusunda şüpheye düşülür ve bu da güven duygusunu zedeleyebilir.

Birlikte çalışma kurallarını önceden belirleyin :
Ne sıklıkta toplantı yapılacağı, toplantı başlama saatleri ve süresinin ne olacağı gibi herkesi ilgilendiren konularda önceden konuşmak ve ekip üyelerinizi hazırlamak önemlidir.

Eğlenmek “ciddi” bir iştir:
Ekip toplantılarında katılımcılara, kulağa bazen bile saçma da gelse,  espri yapabilecekleri, başlarından geçen komik olayları rahatça paylaşabilecekleri özgür bir alan bırakmalısınız. (Tabii ki çalışma ile eğlenceyi dengeleyerek.) Bu sayede ekip üyelerinizin enerji ve moral seviyeleri artar ve bu da yaratıcılığı tetikler. Toplantıyı herkesin kahkaha ile güldüğü bir “teamfie” ile kapatmak fena bir fikir olmayabilir.

Tek reçete, tek tedavi yoktur:
Her ekip üyesi birbirinden farklıdır; farklı hikayelerle oraya gelmişlerdir ve farklı beklentileri vardır. Toplantınızdaki yaklaşım ve tavırlarınızı her ekip üyenize göre “kişiselleştirmenizi” öneririz.

Toplantının kapanışı da açılışı kadar önemlidir:
“Toplantıyı nasıl buldunuz? 1’den 10’a kadar not verseniz kaç verirdiniz? Toplantı kalitesini artırmaya yönelik ne öneriyorsunuz?” gibi sorular katılımcılara kendilerini ifade etmeleri, geri bildirim verebilmeleri için olanak verir. Böylece katılımcı, ifade edemediği duygu ve düşüncelerini bir sonraki toplantıya taşımaz.